Najczęściej spotykane powody korekty faktury

Wystawianie faktur

Faktura to dokument będący dowodem na dokonanie danej transakcji. W zależności od charakteru odbytej transakcji, faktura musi zawierać konkretne, wymagane informacje dotyczące zarówno strony udzielającej towaru lub usługi, jak i strony otrzymującej je. Czasem jednak dana faktura zawiera w błędy, przez co konieczne jest dokonanie korekty.

Mimo że przedsiębiorstwa różną się pod względem wielkości, przychodów czy bazy klientów, wszyscy oni muszą działać według litery prawa, która wyraźnie mówi w ustawie o rachunkowości o obowiązku skorygowania błędnie wystawionych informacji. Dlatego tak istotne jest, aby zaopatrzyć swoją firmę w program do wystawiania faktur Melpe, który zawiera funkcję edycji i korekty danych oraz pozwoli na błyskawiczne skorygowanie danych wartości.

Dlaczego faktura wymaga najczęściej korekty?

Wystawianie faktur łączy się z potwierdzeniem zawartych w niej danych oraz wzięciu za nie odpowiedzialności. Wszyscy jednak jesteśmy ludźmi, a jak wiadomo nie od dziś – człowiek to istota błądząca. Nikt nie jest nieomylny i każdemu może się zdarzyć popełnienie błędu mniej lub bardziej poważnego przy wystawianiu faktury.

Co należy w takiej sytuacji zrobić? Oczywiście dokonać korekty.

W celu zmniejszenia szansy na nieprawidłowe wygenerowanie faktury, prezentujemy najczęstsze przyczyny popełniania błędów oraz potrzeby dokonania korekty.

1. Weryfikacja obrotów i rabatów

Brak dokładnej i precyzyjnej weryfikacji obrotów może doprowadzić do błędnego określenia danych na fakturze.

2. Nieprawidłowe rozliczenia transakcji

Źle obliczone np. koszty produktu, usługi, transportu zdarzają się równie często. Tego typu błędy wychwytywane są zazwyczaj z poziomu klienta.

3. Nieprawidłowe daty

W tym przypadku zazwyczaj podmiot wystawiający fakturę pomyli dzień lub miesiąc, za który świadczył usługę.

4. Nieprawidłowe numery faktur

Częsty błąd, podczas którego mylona jest kolejność cyfr zawartych w numerze faktury.

5. Obniżenie ceny poprzez udzielenie rabatu, upustu

Dotyczy to również wszelkich bonifikat i skont. W takiej sytuacji korekty wymagają pola z ceną.

6. Zwiększenie ceny

Jeśli już po wystawieniu faktury zwiększono cenę danego towaru lub świadczonej usługi, w dokumencie korygującym musi się znajdować informacja o rzeczywistym stanie rzeczy tj. o aktualnej cenie.

7. Błędnie określona stawka lub kwota podatku

Błąd tego rodzaju wynika najczęściej z nieuwagi lub nieprecyzyjnego dopasowania kwoty podatku do danego przedsiębiorstwa.

8. Zwrot towaru

W przypadku zwrotu towaru w części lub całości, konieczne jest skorygowanie ilości danego towaru. Dane te wpływają na wartość pola z ceną netto, brutto oraz z podatkiem VAT.

Niektóre z tych nieprawidłowości to przypadki błędu ludzkiego, zwykłej omyłki przy uzupełnianiu danych, niekiedy natomiast braku komunikacji między przedsiębiorcą a stroną konsumencką.

Czasem wina nie leży po stronie przedsiębiorcy. W przypadku, gdy klientowi zmienią się dane personalne takie jak nazwisko czy adres firmy lub za późno poinformuje on o zmianie statusu nabywcy z firmy na osobę fizyczną, faktura również musi zostać skorygowana. Bez względu na charakter błędu – istnieje prawny obowiązek dokonania korekty. Jak się za nią zatem zabrać?

Jak dokonać korekty faktury?

Faktura z korektą, czyli tzw. faktura korygująca musi zostać wypełniona przez przedsiębiorcę-sprzedawcę. Musi się ona składać z dwóch egzemplarzy, z czego oryginał wędruje do klienta, kopia natomiast zostaje przy wystawiającym fakturę.

Głównym celem wystawienia korekty faktury jest doprecyzowanie jej pierwotnej formy do stanu aktualnego i rzeczywistego, nie może zatem zawierać kolejnych błędów.

Bez względu na to, czy korekta jest in plus czy in minus, musi określać powód dotyczący jej złożenia. Zazwyczaj dotyczy to poprawienia faktury z ubiegłego miesiąca.

Korekta powinna zostać wystawiona na podstawie swojego pierwowzoru, ze szczegółowym uwzględnieniem zmienionych pól oraz opisu ich alteracji. Korekta faktury powinna być również określona jako taka. Należy zamieścić jej numer, datę ponownego wystawienia, dane osobowe strony sprzedającej oraz kupującej, a także numer podatnika, jakim operuje klient i przedsiębiorca. Ważne jest także zamieszczenie dokładnej daty zakończenia świadczonej usługi lub dostarczenia towaru oraz jego oficjalną nazwę.

Uwaga! W przypadku, gdy kwota dokonanej korekty ma wpływ na rodzaj opodatkowania, należy również zamieścić informację o poprawnej jego kwocie.

Jeśli zauważymy regularnie popełniane błędy, możemy wystawić korygowanie zbiorcze, a nie pojedyncze, które pozwala na całościowe dokonanie korekty za jednym razem.

W przypadku braku możliwości wygenerowania faktury po korekcie, zaleca się wystawienie noty korygującej, choć nie jest to często spotykana praktyka.

Dokonanie korekty faktury nie należy do najprostszych zadań, natomiast jej wypełnienie jest równoznaczne z postępowaniem według prawa oraz pozwala na dalsze, prawidłowe prowadzenie przedsiębiorstwa bez narażania się na ewentualne grzywny.