Obieg dokumentów w firmie a zgodność z RODO
W każdym przedsiębiorstwie ważne jest nie tylko odpowiednie przechowywanie dokumentacji, ale również przestrzeganie przepisów dotyczących danych i ich archiwizacji. Bezpieczeństwo dokumentów finansowych powinno obejmować zarówno ochronę przed utratą informacji, jak i zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieuprawnionych.
Szczególne znaczenie ma zgodność z RODO, które nakłada na przedsiębiorców obowiązek wdrożenia skutecznych procedur chroniących przed wyciekiem informacji. Muszą być one skonstruowane tak, aby każdy etap obiegu dokumentów finansowych i podatkowych gwarantował zachowanie pełnej poufności.
Kontrola dostępu do dokumentów finansowych i podatkowych
Dostęp do akt powinny mieć wyłącznie upoważnione osoby. Musi się to odbywać zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy oraz zawartymi umowami NDA (umowa o zachowaniu poufności). Ważny jest dobrze zaplanowany obieg dokumentów, który uwzględnia ustalenia z kontrahentami oraz szczegółowe przepisy dla danej branży. W przypadku dokumentacji podatkowej kierować należy się Ordynacją podatkową.
Czas przechowywania dokumentacji
Przedsiębiorcy nie mogą niszczyć dokumentów dowolnie. Część z nich musi być archiwizowana przez określony czas na potrzeby kontroli podatkowych lub rozliczeń finansowych. Po upływie wymaganego okresu należy przeprowadzić profesjonalne brakowanie dokumentów niearchiwalnych. Niezbędny jest tu przegląd akt i wydzielenie tych, które powinny zostać przekazane do utylizacji. Proces taki można zlecić firmie zewnętrznej, takiej jak Ekoakta.
Profesjonalna ochrona dokumentów podatkowych w firmie obejmuje niszczenie akt zgodnie z normami DIN 66399 oraz ISO 21964, które określają poziomy bezpieczeństwa i sposoby trwałego usuwania danych. Dzięki temu przedsiębiorstwo minimalizuje ryzyko wycieku poufnych informacji i może mieć pewność, że akta zostały zutylizowane w bezpieczny sposób, a także zgodnie z prawem.
O to nie trzeba martwić się przy współpracy z ekspertami zajmującymi się tym na co dzień. Wspomniana wcześniej firma Ekoakta specjalizuje się w niszczeniu dokumentów w systemie bezpiecznych pojemników. Oferuje też mobilne niszczenie na terenie firmy klienta.
Jak przechowywać dokumenty finansowe i podatkowe, by były bezpieczne?
Wiele firm decyduje się na profesjonalne przechowywanie dokumentów finansowych i podatkowych w zewnętrznym archiwum. Takie rozwiązanie znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa, ponieważ dokumentacja trafia do wyspecjalizowanego obiektu, który jest przystosowany do jej ochrony. Usługa https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/ uwzględnia wsparcie w porządkowaniu akt. Wedle potrzeb, akta mogą być digitalizowane i umieszczone w cyfrowym repozytorium z wygodnym dostępem online z dowolnego miejsca. Dzięki temu firmy obniżają koszty przechowywania nawet o 30%.
Wśród zalet archiwum zewnętrznego, można wymienić znaczące ograniczenie ryzyka utraty lub zniszczenia dokumentów, odciążenie pracowników z obowiązków archiwizacyjnych oraz łatwiejszy dostęp do akt w razie potrzeby. Archiwum zewnętrzne to wysoki poziom różnorodnych zabezpieczeń. Mowa m.in. o kontroli dostępu, monitoringu, instalacjach przeciwpożarowych oraz o całodobowej ochronie.
Chcesz zadbać o bezpieczeństwo dokumentów finansowych? Ochrona dokumentów podatkowych w firmie to dla Ciebie priorytet? Niezależnie od potrzeb, wybierz archiwum zewnętrzne dla swoich danych.
Komentarze