Pobieranie danych z tachografu – jak tę kwestię regulują przepisy?
Wymagana częstotliwość pobierania danych z tachografu cyfrowego została jasno wskazana w przepisach. Jak wynika z Ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach, przewoźnicy muszą sczytywać tachografy cyfrowe co najmniej raz na 90 dni. Pliki DDD należy pobierać tak, aby nie groziło to ich utratą. Po sczytaniu dane z tachografu muszą być archiwizowane:
- w oryginalnym formacie,
- w sposób uporządkowany i zabezpieczający je przed dostępem niepowołanych osób.
Co istotne, maksymalny okres na sczytanie danych z pamięci tachografu nie jest jedyną kwestią, którą regulują przepisy. Wyróżniają one konkretne okoliczności, gdy niezbędny jest natychmiastowy odczyt danych. Do sytuacji, w których staje się to konieczne, można zaliczyć m.in.:
- zagrożenie utratą danych z pamięci tachografu – dotyczy to w szczególności momentów, gdy mamy do czynienia z koniecznością naprawy urządzenia rejestrującego lub jego wycofania z użytkowania,
- trwałe bądź okresowe przekazanie pojazdu innemu podmiotowi,
- wadliwe działanie lub uszkodzenie tachografu cyfrowego, które nie stoi jednak na przeszkodzie temu, by pobrać dane zapisane w jego pamięci,
- wycofanie pojazdu wyposażonego w dany tachograf z użytkowania,
- wysunięcie żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty.
Systematyczne pobieranie danych z tachografu – co grozi za niedopełnienie tego obowiązku?
Brak regularnego sczytywania tachografu cyfrowego niesie za sobą ryzyko przykrych konsekwencji dla przewoźnika. Przepisy wskazują, że naruszenie obowiązku terminowego pobrania danych z tachografu może wiązać się dla firmy transportowej z karą w wysokości 500 złotych (za każdy pojazd).
Jak często należy pobierać dane z karty kierowcy?
Do obowiązków przewoźników należy nie tylko pobieranie danych z tachografu, ale także systematyczne sczytywanie kart kierowców. Z jaką częstotliwością firmy muszą prowadzić takie odczyty? Zgodnie z przepisami, powinny je realizować przynajmniej raz na 28 dni.
Należy zauważyć, że istnieją sytuacje, w których konieczne staje się niezwłoczne dokonanie odczytu danych z karty kierowcy. Jakie można wyróżnić przykładowe okoliczności, gdy mamy do czynienia z taką potrzebą?
- Zmiana pracodawcy
Jeśli kierowca zmienia pracodawcę, należy przeprowadzić odczyt danych z jego karty. Powinno to nastąpić, jeszcze zanim dojdzie do ustania stosunku pracy. Co istotne, w takiej sytuacji nie trzeba dodatkowo sczytywać tachografu – obowiązek pobrania plików DDD dotyczy wówczas wyłącznie karty kierowcy.
- Zbliżająca się utrata ważności karty kierowcy
Pobranie danych z karty kierowcy jest obowiązkowe, gdy upływa termin ważności tego dokumentu.
- Żądanie uprawnionych organów
Przewoźnik ma obowiązek sczytać kartę kierowcy również w sytuacji, gdy takie żądanie wysuną uprawnione organy administracji publicznej lub inne uprawnione podmioty.
- Ryzyko utraty danych
Odczyty danych z karty kierowcy powinny być przeprowadzane częściej niż raz na 28 dni, jeśli standardowa częstotliwość pobierania plików wiązałaby się z ryzykiem utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykorzystywanego do przewozu drogowego.
Jaka kara może spotkać przewoźnika, który nie pobiera regularnie plików DDD z kart kierowców?
Firmy transportowe muszą dbać o to, by systematycznie pobierać dane z kart kierowców, ponieważ w innym wypadku narażają się na konsekwencje ze strony organów kontrolnych. Naruszenie obowiązku terminowego odczytu danych z karty kierowcy wiąże się dla przewoźnika z ryzykiem nałożenia kary w wysokości 500 złotych (za każdego kierowcę).
Jak zadbać o systematyczne pobieranie danych z tachografu i kart kierowców?
Duża liczba obowiązków, z jakimi mierzą się na co dzień przewoźnicy, sprzyja zapominaniu o terminach pobierania danych z tachografów lub kart kierowców. Czy istnieje skuteczny sposób na to, by uniknąć takich niedopatrzeń? Okazuje się, że tak – z pomocą przychodzą systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, oraz oferowana przez nie, innowacyjna funkcjonalność, jaką jest zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu.
Co przemawia za wdrożeniem tego rozwiązania w firmie transportowej? Zdalny odczyt pozwala zautomatyzować pobieranie danych z tachografu i kart kierowców. Odczyty odbywają się wedle ustalonego harmonogramu, dzięki czemu ryzyko przekroczenia terminów zostaje ograniczone do minimum. Nie jest to jednak jedyna korzyść, jaka wynika z wykorzystania telematyki.
- Zdalne pobieranie danych z tachografu i kart kierowców eliminuje konieczność sprowadzania pojazdów do bazy przedsiębiorstwa w celu dokonania odczytu. W efekcie flotowcy i kierowcy zyskują cenny czas, który mogą poświęcić na inne, ważniejsze zadania.
- Za sprawą zdalnego odczytu kart kierowców i pamięci tachografu można usprawnić proces rozliczania kierowców w firmie. Pobrane pliki DDD z wybranego okresu są automatycznie kierowane na wskazaną skrzynkę mailową, dzięki czemu osoba odpowiedzialna za comiesięczne rozliczenia ma je u siebie na czas. Wygoda tego rozwiązania idzie w parze z ograniczeniem ryzyka wystąpienia potencjalnych błędów.
- Pliki DDD pobierane z użyciem nowoczesnego systemu telematycznego, takiego jak Navifleet, są bezpiecznie archiwizowane.
Liczne atuty zdalnego odczytu kart kierowców i pamięci tachografu sprawiają, że firmy transportowe, które dążą do optymalizacji zarządzania flotą i działania w zgodzie z przepisami, coraz chętniej rozważają wdrożenie tego rozwiązania u siebie.
Wasze komentarze