KSeF obowiązkowy, ale bez kar jeszcze przez rok? MF chce wydłużyć okres ochronny do końca 2027 roku

Ministerstwo Finansów poinformowało 16 września, że przygotowuje zmianę przepisów dotyczącą sankcji związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Zgodnie z zapowiedzią okres, w którym przedsiębiorcy nie będą karani za błędy przy stosowaniu KSeF, miałby zostać wydłużony do 31 grudnia 2027 roku.

To istotna zmiana przede wszystkim dla najmniejszych firm. KSeF był bowiem wdrażany etapami. Najwięksi podatnicy weszli do systemu 1 lutego 2026 roku, większość pozostałych przedsiębiorców – 1 kwietnia. Dla najmniejszych podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczyna się 1 stycznia 2027 roku. Od tego dnia system obejmie więc także tę ostatnią grupę przedsiębiorców.

Obowiązek zostaje. Kary mają poczekać

I tu pojawia się najważniejsze zastrzeżenie.

Planowane odroczenie sankcji nie oznacza przesunięcia obowiązku stosowania KSeF. Firma, która zgodnie z ustawą musi wystawić fakturę w systemie, nadal będzie zobowiązana to zrobić.

Resort zapowiada jednak, że rok 2027 ma być kolejnym okresem, w którym administracja skarbowa w pierwszej kolejności będzie pomagała przedsiębiorcom prawidłowo korzystać z systemu, zamiast automatycznie sięgać po sankcje.

Nie będzie to jednak podatkowa „strefa bezkarności”. Ministerstwo zaznacza, że Krajowa Administracja Skarbowa będzie reagowała m.in. w sytuacjach wystawiania faktur poza KSeF, jeżeli przedsiębiorca był zobowiązany do korzystania z systemu. Fiskus będzie mógł również sprawdzać, czy takie działanie nie wiąże się z nierzetelnym rozliczaniem podatku.

Kary mogą być wysokie

Znaczenie zapowiadanej zmiany widać szczególnie wyraźnie, gdy spojrzymy na obowiązujące obecnie przepisy.

Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT za wystawienie faktury poza KSeF mimo istniejącego obowiązku naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę sięgającą do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku sankcja może wynosić do 18,7 proc. należności ogółem. Według obecnego stanu prawnego przepisy dotyczące tych kar mają być stosowane od 1 stycznia 2027 roku.

Jeżeli zapowiedziana przez Ministerstwo Finansów nowelizacja zostanie uchwalona, przedsiębiorcy zyskają więc dodatkowy rok ochronny.

Najmniejsze firmy dostaną czas na naukę

Ministerstwo tłumaczy, że właśnie sektor najmniejszych przedsiębiorstw może najbardziej odczuć skalę zmian związanych z elektronicznym fakturowaniem.

Dla jednoosobowych działalności gospodarczych i niewielkich firm przejście na nowy system oznacza nie tylko zmianę sposobu wystawiania faktur. Konieczne jest często dostosowanie programów księgowych, nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom lub biurom rachunkowym, wdrożenie procedur dotyczących awarii systemu oraz nauczenie się nowych zasad obiegu dokumentów.

Dlatego MF chce, aby pierwszy rok pełnego obowiązywania KSeF dla wszystkich objętych nim przedsiębiorców był przede wszystkim czasem nauki i dostosowania procedur. Dzisiejsza zapowiedź jest odpowiedzią na postulaty przedsiębiorców, organizacji branżowych i ekspertów podatkowych.

To jeszcze nie jest obowiązujące prawo

Przedsiębiorcy powinni jednak zachować ostrożność. Ministerstwo Finansów dopiero rozpoczyna prace nad projektem ustawy.

Dopóki parlament nie uchwali nowych przepisów i nie zostaną one podpisane oraz opublikowane, obowiązuje obecny stan prawny, zgodnie z którym sankcje związane z KSeF mają wejść w życie od 1 stycznia 2027 roku.

Dlatego firmom nie opłaca się odkładać wdrażania systemu. Dodatkowy rok bez kar – jeśli parlament przyjmie propozycję Ministerstwa Finansów – ma być poduszką bezpieczeństwa dla przedsiębiorców popełniających błędy podczas wdrożenia, a nie sygnałem, że KSeF można przez kolejnych dwanaście miesięcy ignorować.