Wakacje 2012: cenne dane osobowe

Pracodawca nie wszystko musi wiedzieć

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przypomina, że możliwość odwołania pracowników z urlopu dotyczy tylko części osób, wobec tego niecelowym jest pozyskiwanie przez pracodawcę danych teleadresowych każdego z pracowników korzystających z ustawowego wypoczynku. Słowem nasz szef nie musi wiedzieć dokąd i w jakich dokładnie dniach wyjeżdżamy i gdzie będziemy przebywać. Nie dotyczy to pracowników pełniących funkcje strategiczne w przedsiębiorstwie, co do których prawdopodobne jest, że może zaistnieć konieczność ich odwołania z urlopu.

Dodatkowo Kodeks Pracy nie określa, w jaki sposób może nastąpić odwołanie pracownika z urlopu. Przepisy stanowią jedynie, że jest to możliwe tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Tylko to co jest niezbędne

Załatwiając wyjazd przez biuro podróży, często zmuszeni jesteśmy do wypełnienia skomplikowanych formularzy zawierających rubryki do których wpisujemy bardzo szczegółowe dane osobowe.  Zanim je udostępnimy, warto zastanowić się, czy organizator wyjazdu ma prawo je zbierać i czy ich podanie jest niezbędne, by skorzystać z usługi. Pamiętajmy, że dane, które udostępniamy bywają przedmiotem odsprzedaży. Stanowią towar, na który istnieje dosyć duży popyt. Jeśli zdarza ci się otrzymywać maile lub listy od firm, o których nigdy nie słyszeliśmy, może to oznaczać, że ktoś najzwyczajniej w świecie sprzedał naszą prywatność. W takim przypadku mamy zawsze prawo wystąpić do nadawcy listu o informację skąd pozyskał nasze dane osobowe.

Dane osobowe potrzebne są wtedy kiedy zawieramy z biurem podróży umowę dotyczącą świadczenia konkretnej usługi. Przedsiębiorca ma prawo posługiwać się nimi  w celu organizacji  wyjazdu np. rezerwacji biletów na podróż, miejsca w hotelu czy kontaktowania się z nami.

- Jeśli uznamy, że prosi się nas o zbyt wiele, mamy prawo zapytać jaka jest tego podstawa - przypomina GIODO. - W przypadku zamiaru wykorzystywania przez biuro danych w innym, niż realizacja umowy, celu - potrzebna jest nasza zgoda.

Te dane osobowe, które biuro turystyczne zebrało na potrzeby organizacji naszego wyjazdu i wypoczynku, nie powinny być wykorzystywane do innych celów, niż wskazane przy zawieraniu umowy, jak chociażby promowanie usług i produktów innych biur podróży (chyba, że wcześniej uzyska na to naszą zgodę).

Aczkolwiek biuro turystyczne ma prawo bez naszej zgody wykorzystywać dane osobowe (zgromadzone na potrzeby organizacji wyjazdu), ale tylko w celu promowania własnych produktów i usług. Może zatem przydarzyć się sytuacja, gdy otrzymamy z biura podróży, z którego usług wcześniej korzystaliśmy imiennie zaadresowaną ulotkę informującą nas o kolejnym organizowanym przez to biuro wyjeździe. Gdy jednak nie życzymy sobie takiej korespondencji, możemy poprosić o zaprzestanie jej przysyłania. Od tej chwili biuro podróży nie ma prawa wykorzystywać naszych danych nawet w celach marketingu własnych usług.

W hotelu i na campingu

Każda osoba, która przybywa np. do domu wczasowego, pensjonatu, hotelu, korzysta z pokoju gościnnego, schroniska, campingu czy pola biwakowego, jest obowiązana zameldować się na pobyt czasowy przed upływem 24 godzin od chwili przybycia. Zameldowania dokonuje się u kierownika zakładu lub upoważnionej przez niego osoby zaś przez zameldowanie rozumie się przedstawienie dowodu osobistego, a w uzasadnionych przypadkach – innego dokumentu pozwalającego na ustalenie tożsamości Dane, które mogą być pozyskiwane w celu realizacji obowiązku meldunkowego to: imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres miejsca pobytu stałego, data przybycia i zamierzony czas trwania pobytu, numer i seria dokumentu stwierdzającego tożsamość oraz oznaczenie organu, który go wydał. A zatem każda osoba przy meldowaniu się w hotelu ma obowiązek podać takie informacje.

Nie powinno mieć miejsca pozostawianie naszych dokumentów recepcjonistom czy innym osobom dokonującym meldunku. Jest to prawnie zakazane i być może wiele osób nie zdaje sobie z tego sprawy stanowi wykroczenie. Dowodem osobistym mamy się więc jedynie „okazać”.   

Podobnie rzecz ma się w przypadkach z jakimi mamy często do czynienia wypożyczając różnego rodzaju sprzęt turystyczny i sportowy. Osoby prowadzące wypożyczalnie żądają od nas pozostawienia dowodu osobistego, jako zastawu za pobrane przedmioty.  Nie powinniśmy w żadnym przypadku się na takie praktyki godzić.  GIODO wskazuje też, że nie każdy ma prawo kserować nasz dowód osobisty.

Zanim wyrazisz zgodę, przeczytaj

Często zdarza się, że podpisując formularz znajduje się na nim klauzula zezwalająca na przetwarzanie danych osobowych. Podobnie jest w dokumentach elektronicznych dostępnych w Internecie. Warto dokładnie zapoznać się z treścią całego dokumentu, ponieważ niezwykle łatwo jest paść ofiarą – wyłudzających dane - nieuczciwych firm. Jeśli podpisywany dokument zawiera zgodę np. na przekazanie danych innym podmiotom, w tym za granicę, czy na wykorzystanie ich w celach marketingowych raczej nie powinniśmy ich podpisywać. Z drugiej strony niedopuszczalna jest sytuacja, by w przypadku braku takiej zgody umowa, którą chcemy zawrzeć nie doszła do skutku. Tymczasem na wykorzystywanie danych w celu zawarcia lub wykonania umowy zgoda w ogóle nie jest potrzebna.