Otóż niedawno miałem okazję odwiedzić Wydział Komunikacji naszego Starostwa Powiatowego. Sprawa prozaiczna i wydawałoby się maksymalnie krótka, bo dotyczyła odbioru zatrzymanego dowodu rejestracyjnego z powodu "złego stanu technicznego pojazdu". Wiedząc, że od niedawna w starostwie, dla klientów tego najbardziej obleganego wydziału działa kolejkomat, przyszedłem dzień wcześniej, zaopatrzyłem się w odpowiedni wniosek, w domu go wypełniłem i przygotowałem wymagane załączniki.
Wydawać by się mogło, że wizyta naprawdę powinna być krótka.
Nic bardziej mylnego. Przyszedłem dość wcześnie tj. w pierwszej godzinie urzędowania w/w wydziału. Pierwszy problem to znalezienie kolejkomatu. Dopiero po około 5 minutach spostrzegłem chyba w dwóch miejscach naklejone na ścianie karteluszki, które wskazywały miejsce usytuowania tego urządzenia, schowanego dobrze za framugą drzwi. Można go jedynie dobrze dostrzec wchodząc do budynku od strony ulicy Św. Antoniego. Z pozostałych miejsc niestety go nie widać i obserwując innych klientów stwierdzam, że gdyby nie podpowiedzi „stałych bywalców” to do w/w urządzenia w ogóle by nie trafili, bo po tych wcześniej wymienionych „karteluszkach” raczej trafić nie sposób.
Wreszcie udało mi się trafić do słynnego urządzenia, będącego już wcześniej tematem wielu przekzów medialnych. Sprawnie wydrukowałem bilet i okazało się, że jestem 8 w kolejce. Myślę sobie, no dobrze, jest rotacyjnie czynnych jakichś 5-6 okienek to może za jakieś 30 minut uda mi się zostać obsłużonym. Niestety, okazało się, że okienek z każda minutą „ubywało” i do swojego dostałem się po prawie 1,5 godzinie oczekiwania. Sam czas załatwiania sprawy przy okienku, to zgodnie z przewidywaniami 5 minut. Miałem do tego sporo szczęścia bo dwa numerki przede mną w ogóle się nie zgłosiły co przyspieszyło moją sprawę. Czyli można powiedzieć że 6 klientów, tego typu sprawy zostało obsłużonych w 1,5 godziny. No to jeśli tak prosta sprawa trwa tyle czasu, to ile trwa na przykład rejestracja pojazdu od początku do końca? A nie daj Boże jeszcze jakiegoś dokumentu nie przynieść i być zmuszonym coś dostarczać ponownie…
Zdaję sobie sprawę, że sama działalność obsługi przy okienkach to nie wszystko. Trzeba czasem coś sprawdzić, zanieść i uzyskać podpis przełożonego, coś przystęplować, wprowadzić dane do systemu itd. Samo wydanie jednak tysięcy złotych na system kolejkowy jednak sprawy nie załatwi. Potrzebna jest lepsza organizacja pracy stanowiskowej i wzmocnienie osobowe tego wydziału, tak by czynnych ciągle było 8-9 okienek a nie tak jak do tej pory pięć czy sześć. Do tego na pewno nie trzeba zatrudniać nowych osób lecz dokonać wewnętrznych przesunięć w urzędzie, a wolne moce przerobowe się znajdą. Oznakowanie miejsca kolejkomatu też wypada zrobić profesjonalnie, bo obecne wygląda na totalną chałturę i amatorstwo.
Sam system stwierdzić mogę, że działa sprawnie, są wyraźne komunikaty głosowe, jest duży telebim na którym całą kolejkę w różnych sprawach widać po numerach, a nad okienkami wyświetlają się czytelne numery zgodne z tymi z wydruku. Dokumenty papierowe, zaświadczenia i wnioski do wypełnienia są wyłożone w widocznych miejscach i w wystarczającej ilości.
Reasumując można powiedzieć, że sama technika i wprowadzenie choćby najlepszych systemów kolejkowych nie pomoże, gdy czynnik ludzki bądź organizacyjny zawodzi albo jest na niewystarczającym poziomie ilościowym i jakościowym. Nie tylko finanse ale i głowa, pomyślunek się liczy drodzy urzędnicy, kierownicy i radni powiatowi – jak to było w jednym z filmów: „Pieniądze to nie wszystko” :)
Napisz komentarz
Komentarze