Jak poprawnie przechowywać i archiwizować akta pracownicze?

Przechowywanie akt - informacje podstawowe

Akta pracownicze przechowujemy przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym ustało zatrudnienie. Przez ten czas pracodawca zobowiązany jest zabezpieczyć dane osobowe oraz dodatkowe informacje znajdujące się w dokumentach. Akta osobowe pracownika dzielą się na 5 części:

• A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• B - dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy,
• C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,
• D - dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej,
• E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika.

Wszystkie dane należy umieszczać w odpowiednich częściach akt, tak aby łatwo można je było odnaleźć. Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak wygląda przechowywanie dokumentacji w firmie? Niezbędne informacje znajdziesz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/.

Jak archiwizować akta pracownicze?

Akta pracowników trafiają do archiwum zakładowego po ustaniu zatrudnienia. Należy je odpowiednio opisać, tak aby było wiadomo, do jakiego pracownika należą i kiedy można je zniszczyć. Prawidłowa archiwizacja akt papierowych polega na umieszczeniu ich w ciepłym, suchym i niedostępnym dla osób postronnych miejscu. Pamiętaj, że muszą one dotrwać w stanie nienaruszonym aż do terminu wymagalności. W przypadku nowych dokumentów jest to 10 lat, ale te starsze mogą wymagać nawet 50-letniej archiwizacji. Nieco inaczej wygląda przechowywanie akt elektronicznych. One również muszą być dobrze opisane, lecz wymagają innych zabezpieczeń. Więcej o archiwizacji akt dowiesz się ze strony https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/.

Archiwizacja akt osobowych - o tym musisz pamiętać!

Takie same zasady dotyczące archiwizacji akt osobowych dotyczą firm zatrudniających kilku czy kilkuset pracowników. W pierwszym przypadku koszt wdrożenia odpowiednich procedur jest wysoki, natomiast w drugim kosztowne będzie samo dostosowanie się do obowiązujących przepisów. Archiwizację akt osobowych można też oddać w ręce specjalistów. Ze szczegółową ofertą firmy Rhenus Office Systems Poland zapoznasz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-pracownicze/. Bardzo ważnym elementem przechowywania dokumentów pracowniczych jest ich terminowe niszczenie. Obowiązek niezwłocznej utylizacja wynika m.in. z RODO, które daje pracownikom prawo do bycia zapomnianym. W tym przypadku również możesz skorzystać z usług zewnętrznych, nawet jeśli zatrudniasz tylko jednego pracownika. Pamiętaj, że to nie liczba zatrudnionych ma znaczenie, a sam fakt wejścia w rolę pracodawcy.