Kto może kontrolować podmiot leczniczy i czego może dotyczyć kontrola?
Zakres kontroli zależy od organu, który ją przeprowadza. Podmioty lecznicze mogą podlegać między innymi czynnościom związanym z przestrzeganiem przepisów dotyczących działalności leczniczej, praw pacjenta czy wykonywaniem umów o udzielanie świadczeń finansowanych ze środków publicznych. Przepisy ustawy o działalności leczniczej przewidują możliwość kontroli między innymi pod kątem zgodności działalności z prawem oraz kwestii medycznych.
W przypadku kontroli dotyczącej świadczeń finansowanych ze środków publicznych analizie mogą podlegać dokumenty związane z zakresem kontroli, w tym dokumentacja medyczna oraz finansowo-księgowa. Dlatego placówka powinna potrafić szybko ustalić, gdzie znajdują się określone dokumenty oraz kto odpowiada za kontakt z kontrolującymi.
Dlaczego dokumentacja medyczna jest jednym z najważniejszych obszarów?
Dokumentacja powinna pozwalać odtworzyć proces udzielania świadczeń, a jednocześnie być odpowiednio chroniona. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych ma obowiązek prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji oraz zabezpieczenia zawartych w niej danych.
Ryzyko pojawia się nie tylko wtedy, gdy wpisu brakuje. Problematyczne mogą być również niespójności pomiędzy dokumentami, niewłaściwe procedury udostępniania czy niedostateczna ochrona przed dostępem osób nieuprawnionych. Rzecznik Praw Pacjenta przypomina, że odpowiedzialność za właściwe warunki przechowywania dokumentacji spoczywa na podmiocie leczniczym.
Jak przygotować placówkę do kontroli jeszcze przed jej rozpoczęciem?
Dobrym punktem wyjścia jest wewnętrzny przegląd dokumentów i procedur. Należy sprawdzić, czy regulamin organizacyjny odpowiada rzeczywistemu funkcjonowaniu placówki, umowy z personelem są aktualne, a zasady prowadzenia i udostępniania dokumentacji są znane pracownikom. Szczególną uwagę warto poświęcić miejscom, w których praktyka odbiega od tego, co zapisano w procedurach.
W większych placówkach przydatna jest również okresowa analiza prawna sposobu działania organizacji. Kompleksowa obsługa prawna podmiotów leczniczych może obejmować zarówno ocenę dokumentacji i umów, jak również bieżące wsparcie w relacjach z personelem, pacjentami, NFZ oraz organami prowadzącymi postępowania kontrolne.
BE LAW – wsparcie prawne podmiotów leczniczych przed kontrolą i w bieżącej działalności
BE LAW świadczy pomoc prawną dla branży medycznej, obejmującą między innymi działalność podmiotów leczniczych, zakładanie placówek, kontrakty medyczne, zagadnienia związane z NFZ, dokumentację oraz ochronę danych pacjentów. Zakres usług obejmuje także przygotowywanie i opiniowanie umów z personelem medycznym oraz reprezentację w postępowaniach przed właściwymi organami.
BE LAW łączy zagadnienia prawa medycznego z obsługą przedsiębiorstw, prawem pracy oraz prowadzeniem sporów. Jest to istotne z perspektywy placówki medycznej, ponieważ kontrola może ujawnić problem, który jednocześnie dotyczy organizacji działalności, relacji kontraktowej z lekarzem, praw pacjenta albo odpowiedzialności podmiotu leczniczego.
Jak zachować się już w trakcie kontroli?
Po rozpoczęciu kontroli należy przede wszystkim ustalić jej podstawę i zakres. Dokumenty powinny być przekazywane w sposób uporządkowany, a osoba wyznaczona do kontaktu z kontrolującymi powinna mieć możliwość sprawnego uzyskiwania informacji od administracji, personelu medycznego oraz kierownictwa.
Nie warto udzielać odpowiedzi opartych na domysłach ani tworzyć dokumentacji dopiero na potrzeby kontroli. Jeżeli określone zagadnienie wymaga sprawdzenia, bezpieczniej zweryfikować stan faktyczny i dokumenty przed przedstawieniem stanowiska. Szczególnej ostrożności wymagają sytuacje, w których kontrola może prowadzić do konsekwencji finansowych, administracyjnych lub sporu dotyczącego praw pacjenta.
Co sprawdzić po zakończeniu czynności kontrolnych?
Otrzymane ustalenia należy przeanalizować nie tylko pod kątem ewentualnych zastrzeżeń, lecz również przyczyn wykrytych problemów. Jeżeli uchybienie powstało wskutek niejasnej procedury, pojedyncze poprawienie dokumentu nie rozwiąże problemu. Konieczna może być zmiana sposobu pracy i przeszkolenie osób odpowiedzialnych za dany proces.
Warto również porównać ustalenia kontroli z innymi obszarami działalności. Problem dotyczący dokumentacji jednego rodzaju świadczeń może występować również w innych częściach placówki. Dzięki temu kontrola staje się impulsem do uporządkowania organizacji, zamiast kończyć się jedynie doraźnym usunięciem wskazanych nieprawidłowości.
FAQ
Czy podmiot leczniczy powinien przygotować się do kontroli jeszcze przed otrzymaniem zawiadomienia?
Tak. Stałe uporządkowanie dokumentacji, umów i procedur ogranicza ryzyko sytuacji, w której po wszczęciu kontroli trzeba w krótkim czasie wyjaśniać wieloletnie nieścisłości organizacyjne.
Czy kontrolujący mogą analizować dokumentację medyczną?
W zależności od podstawy i zakresu kontroli odpowiednio uprawnione organy mogą badać dokumentację medyczną. Muszą przy tym działać w granicach przysługujących im kompetencji.
Czy dokumentację pacjenta trzeba udostępniać bez zbędnej zwłoki?
Tak. Rzecznik Praw Pacjenta wskazuje, że dokumentacja powinna być udostępniana bez zbędnej zwłoki, a podmiot powinien jednocześnie chronić znajdujące się w niej informacje przed osobami nieuprawnionymi.
Czy podczas kontroli warto korzystać ze wsparcia prawnika?
Może być to szczególnie przydatne, gdy kontrola dotyczy skomplikowanych umów, rozliczeń, praw pacjenta, odpowiedzialności placówki albo może skutkować sankcjami. Prawnik może również pomóc ocenić dokumenty pokontrolne i dalsze możliwości działania.
Czy samo posiadanie procedur wystarcza do zapewnienia zgodności działania placówki?
Nie. Dokumenty powinny odpowiadać faktycznemu sposobowi funkcjonowania placówki, a personel musi znać obowiązki wynikające z przyjętych zasad. Procedura, której nikt w praktyce nie stosuje, nie usuwa ryzyka organizacyjnego.
Kontrola jest znacznie łatwiejsza do przeprowadzenia, gdy zgodność działania placówki z dokumentacją jest elementem codziennego zarządzania, a nie jednorazowym przygotowaniem wykonywanym po otrzymaniu pisma od organu. Regularny przegląd procesów pozwala wcześniej wychwycić nieścisłości i ograniczyć ich konsekwencje.
Napisz komentarz
Komentarze