KSeF - jakie daje nam możliwości?

Krajowy System e-Faktur

Czym jest Krajowy System e-Faktur? Jest to ogólnopolski system informatyczny, który pozwala wystawiać i odbierać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Jeśli zdecydujemy się na skorzystanie z takiego rozwiązania, możemy cieszyć się dodatkowymi korzyściami podatkowymi. 

System komputerowy tego typu daje możliwość generowania oraz udostępniania faktur strukturalnych. Jego celem jest głównie centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, dzięki czemu znajdują się one w jednym, centralnym miejscu. W efekcie systemy księgowe i fakturowania połączone są z KSeF, zapewniając wygodę i niezawodność. Poza tym Krajowy System e-Faktur pozwala odbierać  faktury poprzez systemy księgowe, które już przeszły przez wspomniany system. Możemy liczyć na funkcję zarządzania uprawnieniami, zgodnie ze swoimi potrzebami.

Data wystawienia faktury w KSeF

Z pewnością data wystawienia faktury w KSeF interesuje każdego przedsiębiorcę, który zdecydował się na korzystanie z systemu. Ustawa o VAT wskazuje, że faktura ustrukturyzowana to taka, która została wystawiona w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Praktycznie rzecz ujmując, data wygenerowania faktury w systemie zewnętrznym nie jest taka sama jak data wystawienia faktury. Jeśli po 30 czerwca 2024 dokument nie zostanie wystawiony poprzez KSeF, nie jest uznawany za fakturę księgową. Istotnym polem struktury XML faktury strukturalnej jest tutaj P_1 - dotyczy ono daty wystawienia faktury. To pole trzeba uzupełnić wtedy, gdy będziemy wysyłać fakturę do KSeF. Jak widzimy, data wystawienia faktury w systemie księgowym i data wystawienia ustrukturyzowanej faktury mogą być inne.

Odliczenie VAT od KSeF

Kolejna ważna kwestia to odliczenie VAT od KSeF. Zasady mówią o tym, że czynny podatnik VAT ma możliwość skorzystania z takiego odliczenia. Jest to dostępne wtedy, gdy nabyte towary lub usługi nie są przeznaczone jedynie na sprzedaż zwolnioną z VAT, są przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną VAT i nie są związane z użytkiem prywatnym. 

Okazuje się, że prawo do odliczenia VAT powstaje w rozliczeniu za dany miesiąc, w którym dla konkretnych towarów powstał obowiązek podatkowy. Nabywca powinien zatem zweryfikować ten fakt, gdyż wcześniej nie może odliczyć podatku VAT. Aby skorzystać z odliczenia, konieczne jest posiadania faktury. W efekcie nabywca zrealizuje prawo do odliczenie nie wcześniej niż w rozliczeniu za miesiąc, w którym otrzymał daną dokumentację. Zgodnie z ustawą o VAT, faktura ustrukturyzowana musi dotyczyć KSeF, czyli ogólnokrajowego systemu komputerowego. 

Uprawnienia do KSeF

Uprawnienia do KSeF to temat, który warto poznać bliżej jeszcze przed korzystaniem z systemu. Jak przebiega nadawanie uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur? Przepisy prawne wskazują na różne rodzaje uprawnień do korzystania z systemu, sposoby ich zmiany i nadawania oraz wzory zawiadomienia o nadaniu/odebraniu uprawnień. 

Nadawanie, zmiana lub odebranie uprawnień dokonywane jest w tym przypadku z pomocą oprogramowania interfejsowego, które jest dostępne na stronie podatki.gov.pl. Uzyskanie uprawnień jest jednoznaczne ze wskazaniem następujących informacji:

• NIP podatnika
• Dane podmiotu lub osoby fizycznej
• Imiona i nazwiska osoby fizycznej lub podmiotu
• NIP podmiotu lub osoby fizycznej
• Numer i seria dowodu osobistego, który potwierdza tożsamość osoby fizycznej
• Rodzaj uprawnienia
• Informacja o tym, czy dana osoba jest przedstawicielem podatkowym

Nie zapominajmy o możliwości papierowego nadania uprawnień, korzystając z formularza ZAW-FA. Jest to rozwiązanie dla każdego, kto nie może uwierzytelnić się poprzez formę elektroniczną. Dotyczy głównie podmiotów, które nie posiadają profilu zaufanego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu elektronicznego, czy też tokenu wygenerowanego przez KSeF. 

Podsumowując, warto zauważyć, że Krajowy System e-Faktur wzbudza coraz większe zainteresowanie wśród przedsiębiorców. Nikogo nie dziwi ten fakt, gdyż za jakiś czas korzystanie z takiego systemu będzie obowiązkowe. Zanim wcześniej skorzystamy z KSeF, poznajmy najważniejsze informacje, które dotyczą odliczenia od podatku, daty wystawiania faktur, czy też nadawanych uprawnień.